Ein IT-System, eine WFM-Software kaufen, an wenigen Tagen installieren. Genau so wie man Word und Excel installiert. Davon träumen viele Unternehmen. Warum geht das eigentlich nicht? Nirgends wird diese Frage so oft gefragt wie in WFM-Projekten. Immerhin treten alle Energieversorger in den gleichen Rollen als Stromlieferant, Netzbetreiber, Messstellenbetreiber auf. Wieso kann es denn nicht einen Hersteller geben, der diese Prozesse -die doch sicher überall gleich sein müssten- mit einer einfachen Software abbildet?
Wie immer steckt der Teufel im Detail. Die Energieversorger haben sich im Laufe der Jahre sehr kreativ gezeigt und ihre Prozesse stark individualisiert, um dem harten Wettbewerb die Stirn zu bieten. Nichts ist als Prozess in der Theorie so einfach, wie z.B. einen Stromzähler im Turnus zu wechseln. Und doch gibt es in der Praxis kaum zwei Unternehmen, die diesen Prozess auf die gleiche Art und Weise abwickeln. Auch Instandhaltung, Inkasso, Netzbau usw. werden von jedem Unternehmen in einem gewachsenen Prozess abgewickelt. Die ERP-Systeme sind dadurch sehr unterschiedlich konfiguriert. Die Orientierung an einem “Standard” und die Umstellung auf diesen Standard erscheint zumindest zum jetzigen Zeitpunkt unmöglich. Daher ist es für Ihr Unternehmen sehr wichtig, aus der Vielzahl von vorhandenen Workforcemanagement-Systemen genau das System zu finden, welches die meisten Ihrer Anforderungen abdeckt und gut anpassbar ist. Kein ganz leichtes Unterfangen – genau an dieser Stelle macht es Sinn, sich einen Partner mit ins Boot zu holen, der die Hersteller kennt und auch die Vor- und Nachteile der Produkte, vor allem aber die Möglichkeiten der Integration.
Der richtige Hersteller
Eine Liste der WFM-Hersteller finden Sie in einem aktuellen ZfK Artikel
Durch die Größenordnung der Investition in ein WFM-System wird Ihr Unternehmen auf lange Zeit an den gewählten Hersteller gebunden sein. Ist das System erst einmal eingeführt, dann wird es bei Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit nicht leicht, diesen Hersteller auszutauschen. Daher ist es wichtig, dass Sie:
- Sich Ihre Erwartungshaltung als Unternehmen vorab klar machen und dokumentieren
- Diese Regeln zum Leitmotiv bei der Auswahl des richtigen Herstellers machen
- Den Hersteller von Anfang an nachhaltig an diese Regeln binden (Termintreue, Qualität)
- Bei Projektschwierigkeiten vorab einen Mechanismus vorsehen, um den Hersteller enger zu “führen” (Eskalationsmechanismen)
Die richtige IT Integration
Prozesse von Energieversorgern finden im ERP-System statt. Auf Workforce-Management-Anforderungen wurde in solchen Systemen selten Rücksicht genommen. Wenn überhaupt, dann wurden WFM-Bestandteile später als AddOn hinzuprogrammiert – mit mäßigem Erfolg. Selbst große ERP-Hersteller haben bis heute keine Standardlösung für die Ausprägung eines mobilen WFM-Systems. Oft sind diese Hersteller schon mit mehreren Versuchen gescheitert, einen Standard zu etablieren. Wenn Erfolge zu vermelden sind, dann stecken jahrelange Individualsoftware-Projekte dahinter.
Diese Lücke wird durch Softwarehersteller geschlossen, die dem Problem mit Insellösungen begegnen: IT-Systeme, die getrennt vom ERP-System in den eigentlichen Unternehmensprozess einbezogen werden sollen. Immerhin vermeidet man mit diesem Ansatz, dass das wichtige Kernsystem mit den sehr komplexen Anforderungen eines WFM-Systems konfrontiert wird. Allerdings stellt sich nun eine neue Aufgabe: Die richtige IT-Integration der beiden Systeme. Dort liegt tatsächlich der Segen – aber leider auch das Risiko – für eine reibungslose Einführung sowie den anschließenden Betrieb.
Integration bedeutet Schnittstellen!
Softwareintegration ist immer geprägt durch neue Schnittstellen, insbesondere bidirektionale Schnittstellen, die den Prozessablauf automatisieren sollen. Die Besonderheit in WFM-Projekten: Die neuen Schnittstellen zwischen Ihrem ERP-System und dem WFM-System müssen über Unternehmensgrenzen hinweg spezifiziert und implementiert werden, denn ihr ERP-System und Ihr WFM-System kommen selten vom selben Hersteller. Das birgt die Gefahr von Abstimmungsschwierigkeiten. Erfahrung, Dokumentation und vernünftige Steuerung dieser beiden Partner ist ein essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Integrationsprojekts. Hierbei kann externe Unterstützung mit Erfahrung in der Konzeption von Schnittstellen, Steuerung von Projektpartnern und nicht zuletzt in Softwarearchitektur und -design sehr hilfreich sein.