Die Einführung eines WFM-Systems bedeutet für ein Unternehmen eine grundlegende Änderung der Prozesse – viele Abteilungen werden von den Auswirkungen des neuen Systems betroffen sein. Die Digitalisierung eines bisher papiergestützten Prozesses ist nicht durch die bloße Einführung eines Softwaresystems machbar. Vielmehr müssen sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen, die in irgendeinem Workforce-Prozess berührt werden, in die neue Prozesswelt transformiert werden.
Schnell verliert man durch die Vielzahl der Prozesse und deren Komplexität den Überblick. Die notwendigen Prozessänderungen verursachen auch in Nachbarabteilungen Änderungsbedarf, der nicht immer mit Wohlwollen und ohne Widerstände einhergeht. Nur durch ein kluges Vorgehen unter Einbezug aller betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter ist die Transformation erfolgreich realisierbar.
Das Konzept für erfolgreiche WFM Projekte
1. Das Projektziel
Workforce Managementprojekte können zu verschiedenen Zwecken dienen. Je nach anvisiertem Ziel bekommen Anforderungen eine unterschiedliche Priorisierung. Ein WFM-Projekt benötigt ein klar formuliertes Ziel. Dieses sollte in der Zielerreichung meßbar gemacht werden. Schwammige Formulierungen helfen hier wenig weiter. Daher raten ich zu Projektbeginn einen Steckbrief zu formulieren und mit dem Management abzustimmen.
Merke: Wenn das Ziel nicht klar sind – oder Zielkonflikte nicht klar angesprochen und gelöst werden – dann segelt Ihr Schiff immer nach dem Wind. Richtig ist aber, hart am Wind zu kreuzen, in Richtung des Ziels. Auch wenn es mal stürmisch wird.
2. “Management- Attention”
Die Verantwortung für die Einführung und den Betrieb des WFM-Systems muss in Ihrem Unternehmen auf Führungsebene verankert sein. Sämtliche Management-Ebenen müssen gemeinsam alle Widerstände und Schwierigkeiten aus dem Weg räumen – es wird sie geben. Politische Grabenkämpfe sind nicht hilfreich. Ein operativer Lenkungssauschuss kümmert sich um die kluge Projektsteuerung – insbesondere in schwierigen Projektphasen. Alle verantwortlichen Führungskräfte einigen sich zu Beginn des Projektes auf ein gemeinsames Vorgehen. Eine einheitliche Kommunikation in Richtung Belegschaft ist unabdingbar. Bedenken und Ängsten von Organisationsationseinheiten und Mitarbeitern muss mit aktiver Kommunikation begegnet werden.
2. Das Vorgehensmodell
Workforce Management Projekte lassen sich am besten Schritt für Schritt umsetzen (Agil). Es gibt zu viele unbekannte Rahmenbedingungen, so dass der Versuch alle Anforderungen im Detail in Papierform zu bringen oft scheitert. Da zu Beginn eines solchen Projekts aber eine Ausschreibung mit einem klar definierten Funktionsumfang steht, kommt man aber um eine Basis-Anforderungsspezifikation nicht herum. Wie kann man dieser notwendigen Kombination aus Agilität und festgeschriebenem Funktionsumfang begegnen? Es bietet sich eine Kombination von Vorgehensmodellen in unterschiedlichen Projektphasen an. Ein Projektcoach kann mit seiner Erfahrung einen wichtigen Beitrag zur klugen Auswahl der in der jeweilgen Projektsituation passenden Methode liefern.
3. Das richtige WFM System
Tatsächlich gibt es am Markt sehr viele WFM-Systeme, die im Prinzip alle die Abwicklung der mobilen Prozesse ermöglichen. Aber wo unterscheiden sich die Systeme? Welche Kriterien müssen bei der Auswahl beachtet werden? Die Schwächen der jeweiligen Lösung werden Ihnen die Hersteller niemals preisgeben. Wie gut integriert sich das das System in Ihre vorhandene IT Landschaft? Welches System erfüllt am Besten Ihre Anforderungen? Ein erfahrener Berater kann Sie durch den Entscheidungsprozess begleiten und die wichtigen Fragen stellen. Sie werden viele Jahre an den Hersteller gebunden sein – eine falsche Entscheidung kann teuer werden.
4. Kluge Dienstleistersteuerung
Nach der Auswahl des WFM-Systems erfolgt die Realisierung der Lösung gemeinsam mit dem Hersteller. Die Systeme sind weit davon entfernt, einfach nach Vergabe installiert zu werden. Ein mehrmonatiges Realisierungsprojekt muss durch Ihre Organisation betreut werden.
In dieser Phase werden Sie vor allem mit IT-Mitarbeitern des Herstellers zusammenarbeiten. Genau jetzt besteht die Gefahr, dass das WFM-Projekt das Ziel aus den Augen verliert, weil nun in allererster Linie IT-Probleme zu lösen sind. Aus Kostengründen wird der Anforderungsprozess umgedreht: Es wird eine Lösung präsentiert ohne die Anforderung und deren Sinn genau verstanden zu haben. Die Lösung funktioniert zwar, erfüllt aber nicht den eigentliche Kern der Anforderung. Eine professionelle Projektbegleitung kann sicherstellen, dass das Zielbild – die optimale Abbildung der Fachprozesse – immer im Fokus bleibt.
5. Die Projektleitung
Ein internes Kernteam aus verschiedenen Disziplinen (Fachbereich, IT, Service) steuert das Projekt langfristig zum Erfolg. Ein interner Projektleiter trägt die Gesamtverantwortung und berichtet an den Auftraggeber / Lenkungsauschuss. Die benötigten Projektleitungsskills müssen bei dieser Person besonders gut ausgeprägt sein – zieht sich doch ein Workforce Managementprojekt durch alle Hierarchieebenen und Organisationseinheiten. Der Umfang und die Komplexität erfordern ein hohes Maß an Methodenkompetenz, Abstraktionsvermögen und ständige Konzentration auf das Wesentliche. Nicht alle Unternehmen verfügen über solche Persönlichkeiten oder diese stecken in anderen Projekten fest. Hier bietet sich ggfs. ein Coaching-Modell an, bei dem ein externer Coach zusammen mit dem internen Projektleiter das Projekt durch alle Stürme navigiert.
IT-Projektleiter, Gesamt-Projektleiter aus den Fachbereichen und Systemlieferant sollten Hand in Hand arbeiten– die aktive Steuerung muss aber immer beim Unternehmen verbleiben . Eine iterative(schrittweise) Vorgehensweise ist insbesondere in der Einführungsphase anzuraten. –
Fazit: Mit Coach geht es besser
In vielen Situationen kann der Coach mit Erfahrung und Methoden dazu beitragen, dass Projektfehler vermieden und Kosten eingespart werden. Ihre Mitarbeiter bekommen einen kompetenten Ansprechpartner. Das Projekt bleibt jederzeit auf Kurs.
Eine mögliche Abfolge der Projektphasen könnte wie folgt aussehen:
- Projektinitiierung
Zieldefinition durch das Management: Warum ein WFM-System?
Einbezug und Überzeugung der Führungskräfte - Projektstart
Bildung eines Kernteams aus allen Disziplinen
Festlegung der Vorgehensweise - Spezifikation & Systemlieferant
Anforderungsspezifikation, Prozessanalyse und -Dokumentation
Finden eines passenden Systemlieferanten, Ausschreibung - Feinspezifkation & Einführungsplan
Sollspezifikation gemeinsam mit Systemlieferant
Qualitätssicherungskonzept, Einführungsplan - Agile Systemeinführung
IT Systeme bereitstellen – Mobile Hardware
Stufe 1 einführen
Stufe 2..N einführen und Stufe N-1 verbessern
Kontinuierlichen Verbesserungsprozess etablieren.