Workforce Management Projekte fangen nicht auf einer grünen Wiese an. Sie werden zu einer IT-Landschaft hinzugefügt, die über 10 oder sogar 20 Jahre in Ihrem Unternehmen gewachsen ist. In dieser bisherigen Landschaft wurde keineswegs darauf geachtet, dass hier eines Tages ein System zur für die mobile Auftragsbearbeitung zu integrieren ist. Zusätzlich treten Versorgungsunternehmen durch gesetzliche Vorgaben in unterschiedlichen Rollen auf – Workforce Prozesse ziehen sich aber teilweise über diese Rollengrenzen hinweg. Auf alle diese Gegebenheiten ist beim Design der IT-Integration Rücksicht zu nehmen. Nicht wenige Projekt scheitern genau an dieser Aufgabe durch die Komplexität der Schnittstellen oder Performance-Problemen.
Energieversorger sind kreativ!
Die Energieversorgungsunternehmeen haben sich im Laufe der Jahre sehr kreativ gezeigt und ihre Prozesse stark individualisiert, um dem harten Wettbewerb die Stirn zu bieten. Weiterhin waren die Unternehmen gezwungen eigene Lösungen zu entwicklen, da die ERP-Hersteller (z.B. SAP) keine fertigen Bausteine für die fachlichen Anforderungen angeboten haben.
Nichts ist als Prozess in der Theorie so einfach, wie z.B. einen Stromzähler zu wechseln. Und doch gibt es in der Praxis keine zwei Unternehmen, die diesen Prozess auf die gleiche Art und Weise abwickeln. Auch die Prozesse Ablesung, Inbetriebnahme, Instandhaltung, Inkasso, Netzbau usw. werden von jedem Unternehmen in einem gewachsenen und auf das Unternehmen optimierten Prozess abgewickelt.
Die WFM-Hersteller stehen vor einer Herausforderung
Die Gegebenheit einer individuellen System- und Prozesslandschaft ist genau der Grund für die Schwierigkeit der Einführung eines Workforce-Management Systems. Ein Produkt soll sich nahtlos in eine fast beliebige Prozess und Unternehmenslandschaft einfügen.
Das stellt die Hersteller solcher Systeme vor ziemliche Herausforderungen, denen meist mit mehr oder weniger aufwändigen Customizing-Modulen begegnet werden soll. Hier kann sich der Auftraggeber aber schnell verirren, da die Vor- und Nachteile der einzelnen Customizing-Funktionen nur dem Hersteller bekannt sind.
Daher ist es für Ihr Unternehmen sehr wichtig, aus der Vielzahl von vorhandenen Workforcemanagement-Systemen genau das System zu finden, welches die meisten Ihrer Anforderungen abdeckt und gut in ihre Landschaft integrierbar ist.
Mit neutraler Beratung gehts einfacher
An dieser Stelle macht es Sinn, sich einen Partner mit ins Boot zu holen, der die Hersteller kennt sowie die Vor- und Nachteile der Produkte, vor allem aber die Möglichkeiten der Integration.
Prozesse von Energieversorgern finden in den verschiedenen Backend-Systemen statt. Auf Workforce-Management-Anforderungen wurde in solchen Systemen selten Rücksicht genommen. Wenn überhaupt, dann wurden WFM-Bestandteile später als AddOn hinzuprogrammiert – mit mäßigem Erfolg. Selbst große ERP-Hersteller haben bis heute keine Standardlösung für die Ausprägung eines mobilen WFM-Systems. Oft sind diese Hersteller schon mit mehreren Versuchen gescheitert, einen Standard zu etablieren. Wenn Erfolge zu vermelden sind, dann stecken jahrelange Individualsoftware-Projekte dahinter.
Diese Lücke wird durch Softwarehersteller geschlossen, die dem Problem mit Insellösungen begegnen: IT-Systeme, die getrennt vom ERP-System in den eigentlichen Unternehmensprozess einbezogen werden sollen. Immerhin vermeidet man mit diesem Ansatz, dass das wichtige Kernsystem mit den sehr komplexen Anforderungen eines WFM-Systems konfrontiert wird. Allerdings stellt sich nun eine neue Aufgabe: Die richtige IT-Integration der beiden Systeme. Dort liegt tatsächlich der Segen – aber leider auch das Risiko – für eine reibungslose Einführung sowie den anschließenden Betrieb.
Integration bedeutet Schnittstellen!
Softwareintegration ist geprägt durch neue Schnittstellen, insbesondere bidirektionale Schnittstellen, die den Prozessablauf automatisieren. Die Besonderheit in WFM-Projekten: Die neuen Schnittstellen zwischen Ihrem ERP-System und dem WFM-System müssen über Unternehmensgrenzen hinweg spezifiziert und implementiert werden, denn ihr ERP-System und Ihr WFM-System kommen selten vom selben Hersteller. Das birgt die Gefahr von Abstimmungsschwierigkeiten. Erfahrung, Dokumentation und vernünftige Steuerung dieser beiden Partner ist ein essentieller Bestandteil eines erfolgreichen Integrationsprojekts. Hierbei kann externe Unterstützung mit Erfahrung in der Konzeption von Schnittstellen, Steuerung von Projektpartnern und nicht zuletzt in Softwarearchitektur und -design sehr hilfreich sein.