Eine WFM-Einführung ohne dass die Prozesse bekannt sind? – Das birgt Risiken.
Warum sollte man ein WFM-System nicht einfach einführen ohne vorher eine Prozessanalyse und ggfs. Dokumentation durchzuführen? Einige Unternehmen haben diese Vorgehensweise gewählt und sind nicht selten damit gescheitert. Hintergrund für diese Eigenart ist wie so oft der Spezifikationscharakter der Prozessdokumentation: Ein IT-System kann nur das leisten war vorher anhand einer Spezifikation umgesetzt wurde. Die fertigen WFM-Systeme am Markt bieten hier eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten. Wenn der Sollzustand (und das sind nun mal die Prozesse) nicht bekannt sind, wird man der Einführung auf erhebliche Probleme stossen, weil die implementierten Prozesse nicht zu den Unternehmensprozessen passen.
Ein weiterer Faktor für die Analyse und Dokumentation der Prozesse ist die Anforderung der Prozessverbesserung zur Steigerung der Effizienz und der Qualität. Aber auch diese Aufgabe kann nur gelöst werden, wenn die Prozesse in einem IST-Zustand bekannt sind und dann in vielen Iterationen klug nach und nach verbessert werden.
Es exisitiert bei vielen Unternehmen inzwischen eine gewisse Abneigung gegen großspurige Prozessanalyse-Projekte. Hier wurde in der Vergangenheit teilweise viel Geld mit wenig Nutzen investiert. Die Prozessdokumentation ist im Ordner in einem Schrank gelandet und wird nur verwendet wenn Auditoren im Unternehmen sind.
Genau hier beginnt die Arbeitserleichterung
Prozessdokuemntation ist nicht für den Aktenschrank gedacht, sondern sollen die tägliche Arbeit erleichtern. Vor allem sollen sie die Einführung des WFM-Systems unterstützen und so mögliche Risiken einer falschen Implementierung minimieren. Prozesse sind der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung von WFM-Systemen.
Als konkrete Methode empfehle ich die Einführung eines schlanken Prozessmanagements auf Basis der inzwischen sehr verbreiteten BPMN Notation.
Ein weiterer Faktor für die notwendige Analyse und Dokumentation der Prozesse ist die Anforderung bzw. der Wunsch nach Prozessverbesserung (KVP, KAIZEN). Was nicht im IST-Zustand festgelegt ist, kann auch nicht in einen verbesserten SOLL-Zustand überführt werden, ohne im Chaos zu landen. Auch diese Aufgabe kann gut gelöst werden, wenn die Prozesse in einem IST-Zustand bekannt sind und dann in vielen Iterationen klug nach und nach verbessert werden. Immer an diesen Stellen, an denen der bisherige Prozess Schwächen gezeigt hat.
Schlanke Prozessdokumentation
Die Prozessanalyse soll dabei nicht Jahre dauern und hohe Kosten verursachen. Durch eine schlanke Methode kann es gelingen, zusammen mit Ihren Mitarbeitern eine Prozesslandkarte zu erstellen, die sämtliche Leistungsprozesse erfasst. In einem zweiten Schritt werden die Prozesse geordnet, zusammengefasst und in die endgültige Fassung modelliert. Prozessmodellvorlagen sparen Zeit, denn viele Prozesse bei den Energieversorgern ähneln sich.
Als konkrete Methode empfehle ich die Einführung eines modernen Prozessmanagements auf Basis der inzwischen sehr verbreiteten BPMN-Notation.