Oft wird das Thema Mitarbeiter bei der Einführung eines WFM-Systems unterschätzt. Gerade aber an dieser Eigenschaft unterscheiden sich WFM-Projekte von anderen Projekten: WFM-Projekte sind keine IT-Projekte sondern Organisationsprojekte. Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit mit Themen konfrontiert, die eher dem Fachbereich Personal zuzuordnen sind und weniger der IT-Abteilung.
Achtung Veränderung!
Im Laufe der Prozessdefinition wird sich schnell zeigen, dass die gefundenen Sollprozesse auch eine Auswirkung auf Ihre Organisation haben werden. Eventuell müssen Teams umgebildet werden, neue Führungspositionen entstehen, bisherige werden entfallen. Prozesse werden sich ändern. Einige Mitarbeiter werden sich mit den neuen Prozessen schnell anfreunden, andere weniger. Einige Mitarbeiter werden sich mit der neuen Organisation schneller zurecht finden, andere weniger schnell. Veränderung erzeugt zunächst bei vielen Mitarbeitern Angst. Und man kann nur immer wieder raten, dass dieser Angst proaktiv begegnet wird. Mit dem schlagkräftigsten Mittel, das man zur Verfügung hat: Kommunikation!
Kommunikation
Zum Thema Kommunikation kann man als Führungskraft und Projektleiter in einem WFM-Projekt eigentlich gar nicht genug wissen und tun. Von den Prozessänderungen werden sehr viele Menschen betroffen sein, die sich ihre Meinung über diese Veränderung bilden (“Früher war alles besser!”). Immer wenn sich Veränderungsprozesse in Unternehmen anbahnen, entstehen sehr viele unterschiedliche Meinungen aber auch sehr viele Annahmen, Befürchtungen und Gerüchte. Diese lassen sich am besten im Rahmen halten, wenn man alle betroffenen Mitarbeiter ständig über die Projektziele, den Projektstand und die weiteren Entwicklungen informiert – und die Mitarbeiter auch in die Konzeption einbezieht. Unbedingt sollte diese Kommunikation nicht per Mail oder Brief erfolgen, sondern Top-Down: Jede Führungskraft trägt die Information in ihre Abteilung und bietet den Raum für mögliche Diskussion & Feedback.
Schulungen
Ein gewachsener Mitarbeiterstab, wie man ihn bei den meisten Energierversorgern vorfindet, bietet sehr viele Vorteile. Diese Mitarbeiter sind kompetente Fachleute, die ihr “Handwerk” gut verstehen. Wenn nun aber eine neue Vorgehensweise von diesen Mitarbeitern eingefordert wird – und dieses Vorgehen auch noch die Umstellung von einem Papierprozess auf ein IT-System vorsieht – fühlen sich manche Mitarbeiter überfordert. Sie werden probieren die neuen Prozesse zu umgehen. Genau diese Mitarbeiter werden Sie aber für die erfolgreiche Projekteinführung benötigen. Aus diesem Grund sollten Sie dem Thema Schulungen einen besonderen Stellenwert einräumen.
Auch wenn es vielleicht zu Beginn wehtut, dass man Kapazität durch Schulungen verliert: Sie sollten unbedingt sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sehr gut und permanent in das System eingearbeitet werden. Unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten müssen Berücksichtigung finden. Jüngere Mitarbeiter kommen mit der Veränderung oft besser zurecht, aber ihre erfahrenen Mitarbeiter sollten Sie in keinem Fall in dem Einführungsprozess vergessen – denn dort sind oft die Meinungsbildner zu finden.