Die Methode

Die Methode

 

Ob man will oder nicht: Komplexe Projekte lassen sich am besten Schritt für Schritt umsetzen. Der große Wurf, bei dem am berühmten “Tag X” ein Wunder passiert und alles nach Wunsch fertig ist, existiert nicht. Auch eine Ausschreibung oder Beauftragung, bei der ein externer Dienstleister oder Beraterstab dieses “Wunder” vollbringen soll, ist noch selten vorgekommen.

WFM-Projekte sind eher mittel- bis langfristig zu betrachten. Es gilt, gemeinsam mit einem Softwarehersteller einen Weg zu beschreiten. Viele Dinge sind zu Projektbeginn nicht bekannt und müssen nach und nach analysiert und evaluiert werden. Verwendete Technologien sind zum Teil erst wenige Monate am Markt verfügbar und daher wenig erprobt. Viele Menschen, insbesondere Ihre Mitarbeiter/innen, sind von der neuen Richtung zu überzeugen. Während der Projektlaufzeit kann sich auch die eine oder andere Richtungskorrektur ergeben (z.B. neue Hardware, Umstieg auf andere Technologie), die nun Einfluss auf die Projektstabilität haben kann.

Bei all diesen Themen ist es sinnvoll, einen Lotsen mit an Bord zu haben. Erfahrungen aus anderen Projekten stellen sicher, dass das Rad nicht neu erfunden wird. In schwierigen Situationen kann der Lotse mit Erfahrung und Methoden dazu beitragen, dass eine vernünftige Lösung mit allen Projektbeteiligten zum gemeinsamen Erreichen der Projektziele beiträgt. Moderne Methoden müssen nicht extern geschult werden, sondern können sofort angewendet werden.

Richtige Projektorganisation

Die Projektleitung und die Verantwortung für die Einführung und den Betrieb des WFM-Systems sollte in Ihrem Unternehmen sehr gut verankert sein. Das Management stellt sich zu 100% hinter das Projekt und trägt mit einem Lenkungssauschuss zur Projektsteuerung bei. Alle verantwortlichen Führungskräfte einigen sich zu Beginn des Projektes auf einen gemeinsamen Weg – und auf die gemeinsame Vorgehensweise, wie dieser Weg beschritten werden soll.

Ein internes Kernteam aus verschiedenen Disziplinen steuert das Projekt langfristig zum Erfolg. IT-Projektleiter, Projektleiter aus den Fachbereichen und Systemlieferant sollten Hand in Hand arbeiten. Eine iterative(schrittweise) Vorgehensweise ist insbesondere in der Einführungsphase anzuraten. Ein externer Berater steht als Coach und Lotse zur Verfügung. Bei den – vor allem in der Anfangsphase des Projekts – auftretenden schwierigen Themen leistet er Unterstützung, damit die wichtigen Erfolgskriterien eingehalten werden.

Je nach Reifegrad der bisherigen Vorgehensweise, wird das Projekt in unterschiedliche Phasen aufgeteilt. Sehr wichtig ist es, zu Projektbeginn einige Dinge zu erledigen, bevor gestartet wird – trotz Termindruck. Als wichtigster Punkt ist hier die Definition der Ziele und Messkriterien zu sehen. Das kann langwierig sein. Aber: Wenn die Richtung und Ziel nicht klar sind – dann segelt Ihr Schiff immer nach dem Wind. Richtig ist, hart am Wind zu kreuzen – wenn nötig, in Richtung des Ziels, egal woher der Wind kommt. Auch wenn es mal stürmisch wird.

Eine mögliche Abfolge der Projektphasen könnte wie folgt aussehen:Methode_PlanDoAct

  • Projektinitiierung
    Zieldefinition durch das Management: Warum ein WFM-System?
    Einbezug und Überzeugung der Führungskräfte
  • Projektstart
    Bildung eines Kernteams aus allen Disziplinen
    Festlegung der Vorgehensweise
  • Spezifikation & Systemlieferant
    (Agile) Spezifikation, Prozessanalyse  und -Dokumentation
    Finden eines passenden Systemlieferanten, Ausschreibung
  • Feinspezifkation & Einführungsplan
    Sollspezifikation gemeinsam mit Systemlieferant
    Qualitätssicherungskonzept, Einführungsplan
  • Agile Systemeinführung
    IT Systeme bereitstellen – Mobile Hardware
    Stufe 1 einführen
    Stufe 2..N einführen und Stufe N-1 verbessern
    Kontinuierlichen Verbesserungsprozess etablieren

Obige Schritte sind nur als Beispiel zu sehen und müssen an Ihre Ausgangssituation und Unternehmensstruktur angepasst werden.